Los 10 mejores consejos financieros para contratistas
Como contratista, usted usa muchos sombreros. Debe brindar un excelente servicio al cliente, administrar los costos laborales, comercializar sus servicios y mucho más. Sin embargo, uno de sus roles más importantes es el de gerente financiero. Incluso si trabaja con un contador o tenedor de libros, necesita saber qué está pasando con las finanzas de su negocio, lo que implica revisar los informes financieros, tomar decisiones financieras y administrar sus gastos de manera inteligente.
Si nunca antes ha manejado las finanzas comerciales, la responsabilidad puede ser un poco abrumadora. Siga estos consejos para maximizar el flujo de efectivo de su negocio y hacer que su negocio sea lo más rentable posible.
1. Guarde sus recibos
Ya sea que compre $2 en clavos o $2,000 en equipos, es importante guardar todos los recibos relacionados con su negocio. Cuando llegue la temporada de impuestos, necesitará estos recibos para determinar cuánto puede deducir por gastos comerciales. Los recibos también son útiles para crear estados de pérdidas y ganancias mensuales o para determinar si necesita aumentar sus precios debido a un aumento en el costo de los materiales.
Si decide guardar copias en papel de sus recibos, invierta en una carpeta de archivos expandible que tenga al menos 12 bolsillos, uno para cada mes del año. Al final de cada día, revise sus bolsillos y eche un vistazo a su vehículo de trabajo para asegurarse de no dejar ningún recibo. Archive los recibos y coloque la carpeta en su archivador u otro lugar seguro.
Los archivos en papel pueden ser engorrosos, especialmente si tiene que administrar cientos de recibos. Si se siente cómodo usando una computadora o un dispositivo móvil, pruebe una de las muchas herramientas de organización digital que hay en el mercado.
2. Comprender los estados financieros
Los estados financieros brindan información importante sobre el desempeño de su empresa, por lo que es importante entender cómo usarlos. El estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo muestran cosas diferentes, pero revisarlos todos puede ayudarlo a comprender si su empresa tiene una base financiera sólida.
Estado de resultados
El estado de resultados incluye ingresos, gastos y ganancias/pérdidas durante un cierto período de tiempo. Los ingresos son el dinero que ingresa, mientras que los gastos son los costos involucrados en el funcionamiento de su negocio. Si la diferencia entre tus ingresos y gastos es positiva, obtuviste una ganancia. Si gastó más de lo que ganó, registró una pérdida.
Hoja de balance
Su hoja de balance enumera sus activos, pasivos y patrimonio del propietario. Los activos son recursos que se espera que generen algún tipo de beneficio económico para una empresa. El efectivo, la maquinaria, el inventario y los vehículos son ejemplos de activos comerciales. Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa. Si obtuvo un préstamo comercial y acordó pagarle al banco, eso es una responsabilidad. El patrimonio del propietario representa cuánto capital podría reclamar si vendiera todos los activos y pagara todos los pasivos. El balance proporciona una descripción general de sus activos, pasivos y patrimonio del propietario en un momento específico.
Estado de Flujo de Efectivo
El flujo de caja empresarial es la cantidad de dinero que entra y sale de una empresa. Puede clasificarse como flujo de efectivo de financiación, flujo de efectivo operativo o flujo de efectivo de inversión. El flujo de efectivo de financiación se refiere al movimiento de dinero entre una empresa y sus propietarios, acreedores o inversores. El flujo de efectivo operativo es la cantidad neta de efectivo generada por las operaciones comerciales. El flujo de efectivo de inversión es la cantidad neta de efectivo generada por las actividades de inversión, como la compra de nuevos equipos o la venta de activos.
El estado de flujo de efectivo muestra el movimiento de efectivo durante un período específico de tiempo. Si ingresa más efectivo del que sale, su negocio tiene un flujo de efectivo positivo. El flujo de caja del negocio es negativo cuando sale más dinero del negocio que el que entra. Revisar su estado de flujo de efectivo puede ayudarlo a determinar si tiene suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones existentes e invertir en el futuro de su negocio.
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3. Elija el software adecuado
Incluso si no contrata a un tenedor de libros a tiempo completo, aún necesita usar algún tipo de software de contabilidad para realizar un seguimiento de sus ingresos, gastos, flujo de efectivo y ganancias o pérdidas. ¿Qué es la contabilidad? Es un proceso contable que involucra el registro de transacciones financieras. Mucha gente usa los términos contabilidad y teneduría de libros indistintamente, pero existen algunas diferencias clave.
teneduría de libros vs. Contabilidad
Los tenedores de libros se enfocan en el registro diario de las transacciones financieras. Dependiendo de las necesidades de la empresa, un tenedor de libros también puede hacer conciliaciones bancarias o corregir errores de facturación. Los contadores usan la información ingresada por un tenedor de libros para crear estados financieros y ayudar al propietario de un negocio a tomar decisiones sobre el futuro.
Un buen software de contabilidad facilita a los contratistas el envío de facturas, el seguimiento de sus ingresos y gastos y la preparación de informes financieros. Si es un propietario único, es posible que desee comenzar con un software de contabilidad gratuito y luego actualizar a algo con más funciones una vez que su negocio comience a generar ganancias. Cuando esté listo para actualizar, busque un programa que se ajuste a su presupuesto y tenga tantas funciones como pueda pagar. QuickBooks, FreshBooks y Xero son algunas de las opciones más populares.
4. Planifique con anticipación para la temporada de impuestos
Muchos contratistas cometen el error de esperar hasta finales de marzo para empezar a pensar en sus impuestos. Esperar hasta el último segundo puede generar problemas, especialmente si necesita ayuda para completar su declaración de impuestos comerciales y tiene que esperar algunas semanas para obtener una cita con un contador. Si ya tiene un contador, es posible que incluso le cobren más si espera a dejar sus registros financieros y espera que completen su declaración antes de la fecha límite de presentación.
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a planificar con anticipación la temporada de impuestos:
- Revisar la declaración de impuestos del año pasado. Si su contador señaló algún problema, revise sus comentarios y descubra qué puede hacer para evitar los mismos problemas este año.
- Manténgase en contacto con su contador. Es posible que desee programar una llamada trimestral para analizar su situación fiscal y planificar con anticipación para el 15 de abril.
- Ingrese la información financiera en su software de contabilidad con la mayor frecuencia posible. Esperar para ingresar los datos correspondientes a seis meses justo antes de la fecha límite de presentación puede generar estrés innecesario.
- Hacer pagos de impuestos trimestrales, si es necesario. Los pagos a tiempo pueden ayudarlo a evitar multas cuando presente su declaración anual.
- Pregúntele a su contador si puede aprovechar cualquier nuevo crédito o deducción.
5. Administre los gastos con cuidado
Para aumentar sus ganancias, puede reducir sus gastos, aumentar sus ingresos o hacer un poco de ambos. Administrar sus gastos con cuidado le permite conservar más de lo que gana y sobrellevar los períodos lentos cuando los ingresos no son tan altos como de costumbre. Para mantener los gastos bajo control, establezca un presupuesto para cada trabajo y respételo lo más posible. Si contrata a subcontratistas, hágales saber lo importante que es reducir al mínimo los desechos. También puede crear una política de compras para asegurarse de que los subcontratistas no gasten más de una cierta cantidad de dinero en suministros sin su aprobación.
6. Establecer condiciones de pago adecuadas
Una de las mejores formas de administrar el flujo de efectivo de su negocio es establecer condiciones de pago adecuadas para los clientes. Si solo requiere un depósito del 5% o 10%, es posible que no tenga suficiente efectivo disponible para pagar los materiales o cubrir otros gastos comerciales. Considere aumentar su depósito del 15% al 25% para mantener un flujo de efectivo comercial positivo. Para evitar pagos atrasados, incluya cargos por pagos atrasados en sus contratos u ofrezca un descuento por cualquier pago recibido dentro de los 10 días posteriores a la fecha de la factura.
7. Arrendamiento de equipos
Si usa un equipo semanalmente, tiene sentido comprarlo. Pero, ¿qué pasa con los artículos que solo usas de vez en cuando? Cuando sea posible, considere alquilar equipos en lugar de comprarlos directamente. El arrendamiento reduce la cantidad de dinero que tiene que pagar por adelantado y facilita la actualización cuando hay un nuevo modelo disponible. También puede deducir los pagos de arrendamiento de sus impuestos.
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8. Mantener un fondo de contingencia
Si el flujo de efectivo de su negocio se vuelve negativo, es importante tener un fondo de contingencia para que pueda continuar pagando la mano de obra, los materiales y otros costos asociados con el funcionamiento de su negocio. Incluso si tiene un flujo de caja positivo, es bueno tener fondos adicionales reservados en caso de que tenga la oportunidad de invertir en una nueva pieza de equipo o comprar materiales con descuento. El efectivo adicional también facilita asumir nuevos proyectos, lo que puede ayudar a que su negocio crezca rápidamente.
9. Usa el crédito sabiamente
No todos tienen suficiente efectivo para comenzar un negocio de contratista desde cero, por lo que es común que los nuevos contratistas obtengan préstamos comerciales o abran líneas de crédito para financiar equipos y materiales. Algunos contratistas incluso abren cuentas de crédito con los proveedores para asegurarse de que puedan obtener los materiales cuando los necesiten. No hay nada de malo en usar el crédito para administrar su negocio, pero debe usarlo sabiamente para evitar meterse en problemas financieros.
Si decide abrir una tarjeta de crédito, investigue cuidadosamente sus opciones. Compare varias ofertas para determinar cuál es probable que le beneficie más; no siempre es el que tiene la tarifa anual más baja o la tasa de interés inicial más baja. Si decide obtener un préstamo comercial, busque un prestamista que ofrezca condiciones de pago favorables. Para limitar la cantidad de cuentas de crédito que tiene abiertas, busque proveedores que puedan venderle una amplia variedad de suministros. Si no tiene suficiente flujo de efectivo comercial para cubrir sus pagos mensuales, use su fondo de contingencia para mantener sus cuentas de crédito al día y evitar que su puntaje crediticio se vea afectado.
10. Contratar a un profesional
No necesita contratar a un tenedor de libros o contador de tiempo completo, pero debe trabajar con un profesional para mantener sus finanzas en orden. Muchos tenedores de libros trabajan como contratistas independientes, por lo que puede obtener ayuda durante algunas horas al mes sin afectar su presupuesto. Dependiendo de sus necesidades, un tenedor de libros puede ayudarlo con el seguimiento de los gastos, ingresar pagos en su software de contabilidad, conciliar sus cuentas y crear facturas para los clientes.
Si decide contratar a un contador, busque a alguien con experiencia ayudando a los contratistas a administrar sus finanzas. Es posible que pueda pagar algunas horas de su tiempo todos los meses para asegurarse de que todo vaya por buen camino y que esté bien preparado para la temporada de impuestos.
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